Access desktop databases can help you store and track just about any kind of information, such as inventory, contacts, or business processes. Let’s take a walk through the paths you can take to create an Access desktop database, add data to it, and then learn about next steps towards customizing and using your new database.
In this article
Choose a template
Access templates have built-in tables, queries, forms, and reports that are ready to use. A choice of templates is the first thing you’ll notice when you start Access, and you can search online for more templates.
In Access click File > New .
Select a desktop database template and enter a name for your database under File Name . (If you don’t see a template that would work for you , use the Search online templates box.)
File Name
Click Create .
Depending on the template, you might need to do any of the following to get started:
Click New User .
Fill in the User Details form.
Click Save & Close .
Select the user name you just entered, and then click Login .
If Access displays a Login dialog box with an empty list of users:
If Access displays a Security Warning message in the message bar, and you trust the source of the template, click Enable Content . If the database requires a login, log in again.
For more, see .
Create a database from scratch
If none of the templates fit your needs, you might start with a blank desktop database.
From Access, click New > Blank desktop database .
Type a name for your database in the File Name box.
You can either use the default location that Access shows below the File Name box or click the folder icon to pick one.
Click Create .
Add a table
In a database, your information is stored in multiple related tables. To create a table:
When you open your database for the first time, you’ll see a blank table in Datasheet view where you can add data. To add another table, click the Create tab > Table . You can either start entering data in the empty field (cell) or paste data from another source like an Excel workbook.
To rename a column (field), double-click the column heading, and then type the new name.
Tip: Meaningful names help you know what each field contains without seeing its contents.
Click File > Save .
To add more fields, type in the Click to Add column.
To move a column, select it by clicking its column heading, and then drag it to where you want it. You can also select contiguous columns and drag them all to a new location.
Copy and paste data
You can copy and paste data from another program like Excel or Word into an Access table. This works best if the data is separated into columns. If the data is in a word processing program, such as Word, either use tags to separate the columns or convert into a table format before copying.
If the data needs editing, such as separating full names into first and last names, do that first in the source program.
Open the source and copy (Ctrl + C) the data.
Open the Access table where you want to add the data in Datasheet view and paste it (Ctrl + V).
Double-click each column heading and type a meaningful name.
Click File > Save and give your new table a name.
Note: Access sets the data type of each field based on the information you paste into the first row of each column, so make sure that the information in the following rows match the first row.
Import or link to data
You can either import data from other sources , or you can link to the data from Access without moving the information from where it is stored. Linking can be a good option if you have multiple users updating the data and you want to make sure that you are seeing the latest version or if you want to save storage space. You can choose whether you want to link to or import data for most formats. See Import or link to data in another Access database for more information.
The process differs slightly depending on the data source, but these instructions will get you started:
On the External Data tab, click the data format you’ll be importing from or linking to. If you don"t see the right format, click More .
Note: If you still can"t find the right format, you might need to export the data first to a file format that Access supports (such as a delimited text file).
Follow the instructions in the Get External Data dialog box.
When you link, some formats are available as read-only. Here are the external sources that you can import data or link from:
|
Yes |
||
|
Microsoft Access |
||
|
ODBC Databases, such as SQL Server |
||
|
Text or comma-separated value (CSV) files |
Yes |
Теоретический Лицей им.Д.Кантемира
ДИДАКТИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ УРОКА
ПО ИНФОРМАТИКЕ
Тема: Формы:
назначение и структура формуляра;
создание и функционирование формуляра.
Методы оценивания:
Устные вопросы.
Практические виды деятельности.
Время
Этап
Вид деятельности/Описание вида деятельности
Ресурсы
Комментарии
Организационный момент
2 мин
Привлечение внимания учащихся.
Отмечание отсутствующих.
Подготовка необходимых материалов к уроку.
Создание рабочей атмосферы в классе.
Момент 1.
Введение в тему.
5 мин
Мотивация
Учитель предлагает учащимся заполнить таблицу знаниями, полученными на прошлых уроках.
Приложение 1 .
Компьютер,
Таблица, нарисованная на доске.
Введение в тему посредством заполнения таблицы
Момент 2.
10 мин
Изучение нового/ Структурирование
Учащиеся вместе учителем формулируют понятие формуляра и способы задания, предназначение формуляра и структура формуляра.
Приложение 2.
Компьютер, презентация, тетради.
Ученики следят за объяснением и записывают в тетрадь
Момент 3.
Функционализация/ интериоризация
10 мин
Упражнение
Создание формы с помощью программы-мастера:
Создадим форму, позволяющую редактировать данные в таблице Elevi базы данных Liceu . Данную форму построим при помощи мастера форм.
1. Наводим курсор мыши на опцию Создание и выбираем команду Другие формы и из перечня выбираем команду Мастер форм. (рис.1)
2.
Выберем поля, которые будут включены в форму, подтверждая выбор кнопкой > . Для включения всех полей одновременно, щелкнем на кнопке >>. Идентификаторы выбранных полей переходят в список Selected Fields . Кнопки < , << используют для возврата полей, выбранных ошибочно. После выбора всех полей, щелкнем на кнопке Next .
3
. Следующее окно
Тип формы
предоставляет возможность выбора способа вывода полей формы (рис.2
).
Выберем опцию
В один столбец
(выбранные на предыдущем шаге поля будут выводиться одно под другим в виде столбца).
4. На следующем шаге выбираем один из допустимых предопределенных стилей формы.
5. В последнем окне зададим название формы (Форма Elevi ). Если выберем опцию Выберите требуемый стиль ( рис. 3), то после того, как щелкнем на кнопке Готово форма откроется в режиме конструктора. В противном случае, форма откроется в режиме редактирования данных.
6. Откроем форму в режиме просмотра и редактирования данных.
Компьютер, презентация, приложение Microsoft Access .
Создают форму таблицы Elevi
Момент 4.
Экстериоризация.
15 мин
Упражнение
Учебник, стр. 109, №7
Проанализируйте базу данных Liceu . Создайте с помощью программы-мастера форму для редактирования данных:
a) об учителях базы данных, включая их адрес;
b) о преподаваемых предметах базы данных.
Ответ:
a) Adrese _ prof →Создание→Другие формы→Мастер форм→Таблица: Adrese _ prof →Выбираем поля→Выбираем внешний вид формы→Выбираем требуемый стиль→Задайте имя формы→Готово
b) Profesori →Создание→Другие формы→Мастер форм→Выбираем таблицу Profesori → Выбираем поля: Cod _ prof → Nume _ prof → Pren _ prof → Gen _ prof →Выбираем Таблицу Discipline →Выбираем поля: Cod _ dis → Nume _ disciplina →Выберите опцию Связанные формы→Выбираем требуемый стиль→Задаем имя 2 формам→ Готово
Учебник, стр. 109,
Учебник, стр. 109, №8
Добавьте в созданную ранее форму текстовое поле, в котором появятся текущие дата и время.
Ответ: Главная → Режим конструктор →Конструктор→ Дата и время. Переходим в режим форм и появляется текущая дата и время.
Создать форму из таблиц: Clase , Adrese _ Elevi , задайте текущее время и дату.
Компьютер, приложение Microsoft Access , учебник.
Ученики выполняют упражнения из учебника.
Момент 5.
2 мин
Подведение итогов.
Учитель проводит анализ урока. Проверяет выполнение намеченных целей. Оценивает деятельность учащихся на уроке
Классный журнал
Момент 6.
1 мин
Домашнее задание.
Задает домашнее задание: §10.1, 10.1.1(изучить)
Тетрадь.
Записывают домашнее задание.
Приложение 1.
НазваниеОпределение
Способы задания
Таблица
Это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов)
1.Создание-Таблица-Конструктор таблиц.
Запросы
Это объекты для выборки и фильтрации данных по заданным критериям.
1. Создание-Мастер запросов - Выбираем запрос - Ок - Выбираем нужные поля -Задаем имя запроса -Готово.
2.Создание – Конструктор запросов -Добавляем таблицу -Добавить.
Формуляры
Это объекты базы данных системы Access, предусмотренные специально для создания удобного пользовательского интерфейса, обеспечивающего ввод, редактирование, вывод записей из таблиц и запросов.
Создание-Форма.
Создание - Несколько элементов.
Создание - Разделенная форма.
Создание-Другие формы-Мастер форм-Выбираем таблицу-Выбираем поля- Выбираем внешний вид формы → Выбираем требуемый стиль → Задайте имя формы→Готово.
Создание-Конструктор форм.
Приложение 2.
Формуляры - это объекты базы данных системы Access, предусмотренные специально для создания удобного пользовательского интерфейса, обеспечивающего ввод, редактирование, вывод записей из таблиц и запросов. Форма сама по себе не хранит информацию, она просто обеспечивает удобный способ доступа к информации, хранящейся в одной или нескольких таблицах. Формы по сравнению с обработкой данных в режиме таблицы обладают следующими преимуществами:
Форма позволяет в каждый момент сфокусировать внимание на отдельной записи.
Элементы управления на форме можно расположить логичным образом, облегчающим чтение и работу с данными.
Отдельные элементы управления обладают возможностями облегчить ввод и изменение отдельных данных.
Некоторые объекты баз данных, такие как рисунки, анимации, звуки и видеоклипы, могут отображаться только в режиме формы, но не в режиме таблицы.
Формы увеличивают скорость обработки данных и уменьшают вероятность ошибок. Кроме того, они позволяют выводить данные в более привлекательном формате, нежели в режиме Datasheet View . С помощью форм можно осуществлять проверку данных, вводимых в данную базу из других баз данных, создавать подчиненные формы (формы, входящие в другие формы), поля со списками (для быстрого доступа к записям), списки опций и др.
Способы задания форм:
Создание формы в режиме конструктора –Создание-Конструктор форм.
Создание формы с помощью программы -мастера-Создание-Другие формы - Мастер форм.
При этом поддерживаются возможности, указанные ниже. Добавление в форму различных элементов управления, таких как надписи, рисунки, линии и прямоугольники. Редактирование источников данных текстовых полей в самих текстовых полях (без использования окна свойств). Изменение размеров разделов формы, например раздела заголовка или примечаний. Изменение некоторых свойств формы, которые нельзя изменить в режиме макета (например, Режим по умолчанию или Режим формы).
Создание новой формы
Microsoft Office Access 2007 предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Можно создавать следующие виды форм:
Форма ;
Разделенная форма с помощью инструмента Разделенная форма ;
Обычная форма с помощью инструмента Несколько элементов ;
Обычная форма с помощью мастера форм;
Пустая форма.
Кроме того, уже созданная форма может быть доработана в режиме конструктора, где в нее могут быть добавлены элементы управления.
Детально рассмотрим каждый способ создания форм, используя для примеров учебную базу данных Отдел продаж .
Для начала изучите наиболее простые способы создания форм, когда большую часть работы за вас выполняет программа Microsoft Office Access 2007.
Создание формы с помощью инструмента Форма
Самый простой способ создания формы – это использование инструмента Форма .
1. Откройте базу данных Отдел продаж .
2. В области переходов щелкните кнопкой мыши дважды на названии таблицы Клиенты , чтобы открыть таблицу.
3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы щелкните кнопкой мыши на инструменте Форма
Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Автоматически созданная форма
Форма содержит все поля из таблицы Клиенты и отображает первую запись из таблицы. Кроме того, так как существует таблица Заказы , связанная с таблицей Клиенты отношением «один ко многим», в форму добавлена та часть таблицы Заказы , записи которой относятся к выбранному клиенту. Однако в случае существования нескольких таблиц, связанных с выбранной отношением «один ко многим», они не добавляются на форму, чтобы не загромождать ее.
4. Закройте форму. Перед закрытием появится окно запроса о сохранении формы.
5. Нажмите кнопку Да . Появится окно Сохранение (рис. 3.2).
Рис. 3.2. Окно Сохранение6. Введите имя для макета формы (например, Клиенты). Нажмите кнопку ОК .
Вы создали самую простую форму, но даже она обладает основными функциями формы, позволяющими вводить и редактировать данные. Кроме того, любая форма, даже созданная таким простым путем, может быть доработана в режиме конструктора.
Создание разделенной формы с помощью инструмента Разделенная форма
Разделенная форма – это форма, разделенная на две части: представление данных в виде формы и представление тех же данных в виде таблицы. Разделенные формы являются нововведением Microsoft Office Access 2007.
Разделенная форма создается так же легко, как и простая.
Отдел продаж .
2. В области переходов щелкните дважды кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты , чтобы открыть таблицу.
3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы нажмите кнопку Разделенная форма.
Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.3).
Рис. 3.3. Разделенная формаОба представления связаны с одним источником данных, поэтому они всегда синхронизированы. При выделении поля в одной части формы оно выделится и в другой. Необходимые действия с записями можно производить в том представлении, в котором удобнее. Например, поиск записей может осуществляться в табличном представлении, а редактирование – в представлении формы.
4. Сохраните макет формы под названием Разделенная форма Клиенты .
Создание формы с помощью инструмента Несколько элементов
До сих пор вы создавали формы, в которых открывалась только одна запись. Но ограничения по количеству записей для формы не существует. Чтобы создать форму, которая будет содержать несколько записей, выполните следующие действия.
1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .
Клиенты .
3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы нажмите кнопку Несколько элементов.
Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.4).
Рис. 3.4. Форма с несколькими записями4. Сохраните форму под названием Форма с несколькими записями Клиенты .
С первого взгляда непонятно, зачем создавать такую форму, которая практически не отличается от таблицы. Но в следующих разделах вы узнаете, как добавлять к формам графические элементы, элементы управления, а значит, и как расширить функциональность данной формы.
Создание формы с помощью мастера форм
Создаваемые формы до сих пор имели полный набор полей, причем только из одной таблицы. Если необходимы более тонкие настройки макета, можно воспользоваться мастером форм.
1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж.
2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты .
3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы нажмите кнопку Другие формы . В раскрывающемся списке (рис. 3.5) выберите инструмент Мастер форм .
Рис. 3.5. Список Другие формыОткроется окно Создание форм (рис. 3.6).
Рис. 3.6. Окно Создание форм4. Переместите в список выбранных полей поля Имя , Телефон , Адрес . Нажмите кнопку Далее . Откроется окно выбора внешнего вида формы (рис. 3.7).
Рис. 3.7. Окно выбора внешнего вида формыСуществуют четыре вида формы:
В один столбец – все поля созданной формы будут расположены в один столбец;
Ленточный – поля формы будут расположены в одну или несколько строк;
Табличный – форма будет выглядеть как обычная таблица;
Выровненный – ленточная форма, поля которой выровнены по ширине.
5. Установите переключатель в положение нужного вида формы (например, выровненный ) и нажмите кнопку Далее . Откроется окно выбора стиля формы (рис. 3.8).
Рис. 3.8. Окно выбора стиля формыЧтобы посмотреть, как выглядит тот или иной стиль, щелкните на его названии кнопкой мыши. В левой части окна вы увидите, как изменится оформление формы.
6. Выберите подходящую схему оформления (например, Модульная ) и нажмите кнопку Далее . Откроется последнее окно мастера форм (рис. 3.9).
Рис. 3.9. Окно для задания имени формы7. В текстовое поле введите имя новой формы и нажмите кнопку Готово . Новая форма откроется в режиме просмотра (рис. 3.10).
Рис. 3.10. Созданная форма в режиме просмотраИспользование мастера форм позволяет создавать довольно гибкие формы, используя поля из разных таблиц, различные виды форм и стили оформления. Применение мастера имеет как минимум два преимущества:
С помощью мастера форм создать сложную по структуре форму могут даже неподготовленные пользователи;
Опытные пользователи могут не тратить время на выполнение рутинных операций по размещению полей и подписей к ним, по компоновке формы и организации связи с источником данных. Вместо этого можно сосредоточиться на более сложных задачах при доработке формы в режиме макета или конструктора.
Из книги Компьютер на 100. Начинаем с Windows Vista автора Зозуля ЮрийСоздание новой базы данных Все таблицы и другие объекты базы данных Access 2007 хранятся в одном файле с расширением ACCDB (во всех предыдущих версиях использовались файлы с расширением MDB). Перед созданием таблиц следует создать пустую базу данных следующим способом.1.
Из книги Excel. Мультимедийный курс автора Мединов ОлегСоздание новой книги При запуске программы Excel новая книга создается автоматически. Однако, возможно, создать новую книгу вам понадобится в процессе работы. Excel может работать с несколькими документами одновременно.Чтобы создать новую книгу, нужно нажать Кнопку «Office» и в
Из книги Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 9-16 автора Лондер ОльгаЗаполнение новой формы После создания библиотеки форм пользователи могут заполнять новые формы и изменять формы, хранящиеся в библиотеке.В следующем упражнении вы создадите форму и сохраните ее в библиотеке форм SharePoint.Откройте узел SharePoint, на котором находится
Из книги HTML 5, CSS 3 и Web 2.0. Разработка современных Web-сайтов. автора Дронов Владимир
