Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.

Отметим, что для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная - типа DHL, UPS и т.

П., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Таким образом, если до недавнего времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

Основу традиционного документооборота, безраздельно доминировавшего все минувшие десятилетия, составляли так называемые “бумажные” технологии, предполагавшие обращение бумажных документов.

Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же “дедовским” способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административнопромышленных центрах.

Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.

Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в “бумажном” виде.

Современный документооборот организации формируется в результате организованного “слияния” трех самостоятельных информационных потоков, по которым “путешествуют” внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток - перемещение документов внутри предприятия.

Марина Бобылева

Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики

Рецензенты:

А.П. Курило – кандидат технических наук, доцент, председатель Комитета по информационной безопасности НП «Национальный совет финансового рынка»;

О.В. Курпатов – доктор технических наук, директор по разработке программных систем ЗАО «Российская корпорация средств связи».

Введение

Успешное функционирование любой организации или предприятия (как в благоприятных условиях, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации) во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управления, частью которой являются информационное обеспечение и работа с документами.

Процессы информационной глобализации, идеи формирования «информационного общества», «электронного правительства», «цифровой организации» являются мировой тенденцией. Вместе с тем современные информационные технологии – это не только новые возможности, но и в определенной мере вызов, проверка готовности конкретной организации или предприятия продуманно и эффективно применять эти технологии на практике.

Сегодня уже невозможно строить процесс управления на основе рутинных процедур работы с бумажными документами. Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, форм информационного взаимодействия, осуществления перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту.

В последние годы в этой сфере произошло немало перемен. В сфере управленческой деятельности в нашей стране уже реально произошло изменение технологического уклада с осуществлением перехода от применения бумажных документов к преимущественно электронному документообороту. Имеется весьма представительный круг организаций и ведомств, являющихся лидерами в применении систем и технологий электронного документооборота. Однако еще встречаются организации, остающиеся своеобразными «заповедниками» бумажного документооборота в процессах своей внутренней деятельности. Скорее это можно считать характеристикой системы управления такой организацией, поскольку даже «заповедники» испытывают влияние внешней среды и в коммуникациях с другими организациями вынуждены использовать те или иные формы электронного взаимодействия.

В числе факторов, сдерживавших применение систем и технологий электронного документооборота в нашей стране в предыдущие годы, обычно отмечались недостаточное развитие нормативной базы, экономические проблемы (поскольку внедрение новых технологий требует определенных финансовых затрат), а также психологические барьеры и недостаточный уровень компьютерной подготовки руководителей и специалистов, занятых в сфере управления. Часть этих сдерживающих факторов уже осталась в прошлом. К примеру, психологические барьеры, о которых раньше много говорили, в основном уже преодолены, поскольку все работники сферы управления, как и большинство граждан, широко пользуются компьютерной техникой и средствами коммуникации для своих личных целей, а не только для служебных.

Благодаря государственной политике и последовательным мерам по расширению применения электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия, оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме ситуация меняется кардинальным образом и последовательно устраняются правовые барьеры.

Вместе с тем еще остаются теоретические и практические вопросы перехода от бумажного к электронному документообороту, которые нуждаются в дальнейшей проработке, а впоследствии в нормативном регулировании и учете в реальной управленческой деятельности.

Отсюда возникает потребность оценить достигнутый уровень применения электронного документооборота в сфере управления, проанализировать проблемы смешанного электронно-бумажного документооборота. Важно обобщить и, может быть, в чем-то переосмыслить значимые сегодня вопросы теории и практики управленческого документооборота и жизненного цикла бумажных и электронных документов, не упуская из виду преимущества и недостатки носителей информации. При этом необходимо учитывать, что речь идет не просто о замене бумажных документов на электронные, а о принципиально иной организации работы. Электронные документы и электронный документооборот – это качественно новое системное явление. Поэтому необходимы комплексная разработка этой проблематики и, соответственно, комплексный подход к внедрению и применению электронного документооборота. Важно учитывать одновременное развитие информационных технологий, самих электронных документов, организационно-технологических форм применения систем электронного документооборота. Ключевое значение приобретает комплекс проблем хранения электронных документов (в том числе долговременного), истоки которых формируются в сфере документооборота.

Проблематика электронного документооборота сейчас находится в фокусе профессиональных дискуссий как специалистов по информационным технологиям, разработчиков информационных систем, так и правоведов, документоведов и представителей различных сфер социально-экономического управления.

Традиционная точка зрения документоведов и архивистов на документооборот фокусирует внимание на делопроизводственных процедурах, приеме-передаче документов, их движении в организации. Содержательная сторона электронного документооборота с позиций документоведения и архивоведения в значительной мере еще нуждается в научной проработке. Следует отметить, что за последние годы в этой сфере произошли существенные сдвиги, идет процесс анализа и обобщения отечественного и зарубежного опыта, который находит отражение в соответствующих нормативных актах и методических рекомендациях.

Правоведы рассматривают электронный документооборот как использование электронных документов в деловом обороте, в связи с чем внимание фокусируется на вопросах юридической значимости электронного документооборота и юридической силе электронных документов, применении различных видов электронной подписи, использовании электронных документов в качестве доказательства в судебных спорах. При этом рамки документооборота правоведы используют более широкие, чем обозначенные документоведами, – это обращение документов не только внутри организации, но и за ее пределами, во взаимодействии с другими субъектами (где вопросы юридической силы документов особенно важны).

Специалисты по информационным технологиям во многом связывают документооборот со средствами и каналами доставки электронных документов, обменом электронными информационными сообщениями и созданием специализированных систем, а также их интеграцией. Свои профессиональные задачи в сфере документооборота видят специалисты по информационной безопасности, в том числе по технической защите передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам и использованию средств криптографической защиты информации.

Специалисты в области социально-экономического управления (как государственного и муниципального, так и менеджмента организаций) отводят коммуникациям роль связующих процессов в системе управления. Вместе с тем в большинстве современных учебных пособий по менеджменту проблематика документальной коммуникации обозначается как достаточно специфическая область без более детального ее рассмотрения. Вопросы электронных форм взаимодействия во внутренней среде организации, модификации управленческих отношений еще должны найти определенное место в современной управленческой теории и практике.

Специалисты в области социальных коммуникаций в настоящее время выделяют в качестве отдельной области современные средства электронной коммуникации, прежде всего массовой, однако вопросы организации применения современных информационных систем в управленческой деятельности не входят в сферу их внимания.

Управленцы-практики, представители бизнеса видят в развитии и применении электронного документооборота новые возможности повышения эффективности предприятий и организаций, иногда высказывая радикальные предложения по полному отказу от применения бумажных документов и переводу всей деловой информации и архивов в электронный вид. При этом важно иметь в виду реальные этапы такого перехода, в полной мере учитывать правовые последствия и возможные риски.

Разработчики и поставщики программных продуктов для создания систем электронного документооборота, системные интеграторы и специалисты по управленческому консалтингу, как правило, реально оценивают сложность реализации проектов электронного управленческого документооборота. В их взаимодействии с практиками-управленцами в организациях накапливается уникальный опыт внедрения новых технологий, включая как примеры «лучших практик», так и не вполне удачных (по разным причинам) проектов. К сожалению, во многих случаях этот опыт остается в «базах знаний» самих организаций.

Электронное правительство и электронный документооборот - одни из самых популярных трендов в мире. Предоставление услуг в электронном виде при работе государственных и муниципальных служб считается признаком их обновления.

С точки зрения пользователя, нет ничего сложного: достаточно установить компьютер, и информация сама польется бурным потоком. Следует просто запросить информацию, нажать на кнопку и получить готовый результат. Именно так часто представляют себе граж­дане работу электронного документо­оброта в "едином окне" госуслуг. Однако за кажущейся прос­тотой лежат сложнейшие технологии, выстроенные в строгое архитектурное решение. И только при слаженной работе всех его механизмов можно рассчитывать на получение ожидаемого результата.
Государственные услуги начинаются для граж­данина с… "окошка", куда он обращается за получением той или иной справки или документа. Раньше оно имело вполне реальные физические размеры и место расположения: находилось в учреждении, за окошком сидел операционист, рядом была картотека. Сегодня многое изменилось. Появился компьютер и "невидимая" база данных, где уже собрана информация. Параллельно у граждан появилась "виртуальное окно" - Интернет-портал государственных услуг.

Но вне зависимости от того электронный или бумажный способ взаимодействия был выб­ран, граждане всегда обращаются к единой информационной системе, где накапливаются, систематизируются и отыскиваются данные, касающиеся той или иной деятельности государственных служб.

На первый взгляд, все также просто, как и раньше: сначала надо сохранить определенный документ, а потом предоставить его запросившему гражданину или организации. Но проблема осуществления электронного документооборота гораздо сложнее, чем отправление электронного поч­тового сообщения, тем более, если дело касается даже части госуслуг.

Первая сложность, с которой сталкивается организация при построении системы электронного документо­оборота, - перевод уже существующих архивов в электронный вид. Это необходимо для обеспечения сохранности документов и возможности получить к ним быстрый доступ по требованию. Данная задача предполагает два варианта решения. Первый - найм компании, специализирующейся на подобных услугах. Здесь есть несколько плюсов: во-первых, наличие ресурсов (профессиональная команда, оборудование, помещение и пр.); во-вторых, вы будете знать достаточно точные сроки реализации проекта. К минусам можно отнес­ти разовость проекта. Другой вариант - соз­дание внутреннего подразделения. Для этого потребуется нанять управляющего проектом и встроить эту структуру в бизнес-процессы (в процессы документооборота) организации.

Следующим препятствием, которое подстерегает при строительстве таких систем - это их масштаб. Немногие знают, что в среднем за год россияне обращаются в государственные и муниципальные органы за получением различных документов и справок 81 млн раз. Заметьте, что здесь учтены только те запросы, которые система получает и обрабатывает. В реальности число обращений оказывается в несколько раз больше, потому что далеко не каждый запрос формулируется правильно и доходит до системы.

Человек ищет документ, но часто он не знает ни по каким признакам его найти, ни в каком разделе хранилища он лежит. Ему неизвестны параметры, по которым следует выделить искомый документ из потока информации, непрерывно поступающей от каждой организации. Чтобы такая система заработала, необходима правильная организация потоков документов и информации, ее надлежащий сбор и систематизация. Создать такую систему моментально невозможно. Поэтому строительство общегосударственной автоматизированной системы электронного межведомственного документооборота, который затрагивает все ступени федеральных, региональных и местных органов власти, ведется поэтапно. И конечно, обеспечить "нужный объем и качество" можно только на базе современных компьютерных технологий.

Первые шаги

Начало построения электронных систем документооборота для государственных организаций было положено в середине 1990-х гг. Первые шаги в этом направлении сразу выявили бесперспективность, если отсутствовал системный подход при решении задачи. Для построения функциональной системы недостаточно приобрести сканер и программу OCR (оптическое распознавание символов). Требовалось наладить учет документов, научиться выделять нужную информацию в потоке данных и многое-многое другое.

Превращение первичного бумажного документа в полезные данные происходит через длинную серию последовательно выполняемых операций. Сначала производится сбор первичных документов, их регистрация, предварительная обработка. Затем выполняется сегментация информации с разделением ее на тематические разделы и выделение общей структуры документа. Но собранная информация еще не готова для практического использования. Требуется извлечь нужные параметры, провести классификацию и кластеризацию данных, осуществить окончательную обработку, чтобы учесть требования, предъявляемые хранилищем.

На сцену выходят профессионалы…

В мире есть ряд компаний, которые работают на рынке автоматизации ввода документов и данных. Пожалуй, наиболее известная отечественная компания - "ABBYY". К моменту, когда "ABBYY" приступила к решению задач построения систем электронного документооборота, у нее уже был накоплен солидный багаж собственных программных наработок. Первый опыт построения больших сис­тем был получен в проекте создания системы потокового ввода налоговых деклараций.

Опыт получился весьма успешным: создана система, которая была внедрена у заказчика и доказала свою работоспособность на прак­тике. Для обслуживания созданной системы документооборота был построен первый Центр обработки документов (ЦОД). Там была решена задача обеспечения массового ввода документов. Для этих целей были поставлены профессиональные программные средства, приобретено пять скоростных потоковых сканеров, запущено в работу несколько серверов автоматического распознавания, набран штат из 40 сотрудников, которые стали заниматься верификацией введенных документов.

Здесь следует ввести уточнение. Принято считать, что механизмы потокового ввода, являющиеся одним из элементов систем документооборота, строятся только на технологиях OCR. Если это так, то практическая ценность возводимых систем сильно сужается. Под OCR понимается оптическое распознавание только печатных символов.

На практике предлагается гораздо более широкий спектр технологий. Например, вместе с OCR также может применяться технология ICR (Intelligent Character Recognition), которая обеспечивает распознавание рукописных символов. Без нее невозможно обойтись, когда входящие документы заполняются на бланках от руки. Встречаются и другие инструменты: технология распознавания одномерных и двухмерных штрих-кодов, технология распознавания меток (check marks) и др.

Работы по созданию первой промышленной системы для обслуживания документооборота для государственных услуг проводились компанией "ABBYY" в 1998 - 2000 гг. Качество возведенной тогда системы отражает следующий факт: только в 1999 г. в рамках ЦОД средствами технологий "ABBYY" было введено и обработано более 28 млн бланков документов поданных гражданами.

Созданная десять лет тому назад система продолжает развиваться. Сегодня она имеет общенациональный масштаб. Данные поступают из более 2000 филиалов. В каждом регионе имеется собственное управление, а количество ЦОДов и центров подготовки документов возросло на порядок.

Замена бумажной технологии на электронную

За последние годы значительно выросли объемы информации, которые обрабатываются государственными организациями. Оригинальные документы сегодня все чаще передаются на электронных носителях, минуя бумажную форму. Изменились и сами граж­дане, для которых адресована собираемая информация.

Наиболее сильное влияние оказывает сейчас Интернет. Согласно оценкам, численность российской части Интернета составляет около 59,7 млн человек или 48% взрослого населения России. Больше половины из них, 39 млн человек, пользуются Интернетом ежедневно. Это не просто наиболее активные пользователи - они готовы к активному использованию государственных услуг в электронном виде. Единый информационный Интернет-портал государственных услуг станет для них более естественным способом для взаимодействия с государством, нежели поход к традиционному "окошку".

Электронный документооборот стал сегодня не просто "оригинальной функцией", он отражает глобальный переход общества на безбумажные технологии.

Совершенствование системы документооборота

Задача обработки бумажных документов является многогранной, и ее нельзя так просто свести к одному упрощенному бизнес-процессу. Любое предприятие, особенно крупное, имеет ярко выраженные специфичные особенности в организации и правилах работы со своими документами в бумажной форме. Всегда приходится учитывать, что входные документы часто бывают недостаточно хорошо структуированы, что затрудняет их обработку.

Индивидуальные особенности организаций являются основной проблемой на пути быст­рого перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Переделать реально существующие процессы в одночасье прак­тически невозможно. Поэтому внедрения обычно проходят в несколько этапов.

Сначала формируется понимание, что электронный документ значительно более технологичен и удобен для обработки и извлечения информации, чем бумажный. Если информация переведена в электронный вид, то скорость работы с полученными данными возрас­тают многократно. Качественно меняется задачи, связанные с обеспечением сохранности документов и их доступности.

Очевидные достоинства архива, представленного из бумажных документов и их копий в электронном виде, со временем тускнеют на фоне "новых" недостатков: нельзя редактировать текст, отсутствуют средства для полнотекстового поиска. Постепенно приходит понимание, что редактируемый текст в электронной форме дает преимущества перед "фотографией документа", характерной для начальной стадии построения системы электронного документооборота.

Позднее приходит понимание, что удобно не просто сохранять текстовую часть архивируемых документов, но и иметь возможность решать аналитические задачи, опираясь на собранные данные. Для перехода на этот уровень требуется обеспечить структурированный ввод исходной информации с бумажных носителей. Это следующая стадия развития таких систем.

Мировой опыт подсказывает…

Требования, заставляющие переходить на электронные формы документооборота, возникают не только под давлением рациональных взглядов руководителя организации, который своевременно задумывается о повышении эффективности работы своей компании. Особо действенную силу оказывает поддерж­ка со стороны законодательства.

Интересно показать влияние, которое имел в США законодательный акт Сарбанес-Оксли (Sarbanes-Oxley Act, 2002). Он был принят после серии скандальных разбирательств, связанных с разоблачениями в компаниях "Enron", "Tyco International", "Adelphia", "Peregrine Systems" и "WorldCom". Смысл сводился к следующему: причиной возникших финансовых махинаций стали неразвитые сис­темы предоставления отчетности по рабочим документам и недоступность оригинальных документов для публичного анализа. Для борьбы с этими упущениями были введены специальные законодательные меры.

В результате в практику государственных служб были добавлены коррективы, которые обязывали любую организацию в случае обращения к ней с запросом на предоставление определенных документов, выдавать их быстро, в очень жесткие сроки. Процедура получила название "электронного расследования" (E-Discovery) и стала мощным стимулом для развития корпоративных систем документооборота.

Благодаря этим нововведениям, развитие законодательства США послужило мощным стимулом для наращивания технологической оснащенности компаний и повышения уровня их информационной "культуры".

Аналогичные законы, стимулирующие развитие систем корпоративного документооборота, были приняты и в России. Например, Федеральный закон № 137-ФЗ и Налоговый кодекс Российской Федерации, а также последующие поправки к ним расширили права граждан по выбору способа доставки документов в государственные органы. Законной формой стала подача документов по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде. Эти нормативные правовые акты формируют сегодня в России законодательную базу для перехода системы приема документов от граждан на безбумажную технологию.

Вместо послесловия…

Накопленный опыт внедрений позволил выработать наиболее эффективные приемы "ноу-хау" при построении корпоративных сис­тем документооборота. Это касается внед­рения определенных бизнес-процедур и рег­ламентов по работе с бумажными документами, которые позволяют собирать максимум полезной информации и при этом исключать типовые ошибки, которые может совершать персонал при обслуживании таких систем.

В настоящее время обмен документами между организациями чаще всего осуществляется в двух параллельно существующих потоках - электронном и бумажном. При поступлении каждого документа ему присваивается собственный уникальный номер. Если это бумажный документ, то номер печатается в виде штрих-кода на специальном стикере и наклеивается на первую страницу документа, если электронный, то он автоматически привязывается к учетному номеру вводимого файла. После этого запись о существовании нового документа становится единой в общей базе данных системы.

Очевидно, что с электронными копиями документов работа строится эффективнее, чем с бумажными. Их можно дешево доставлять, удобно согласовывать и хранить, легко осуществлять поиск в электронном архиве. Таким образом, задача перевода бумажных документов в электронный вид не теряет своей актуальности с введением электронного документооборота, а скорее, наоборот, становится еще более насущной.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 2

Переход от бумажного к смешанному документообороту

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. Несмотря на все разговоры о "безбумажных технологиях", реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту.

Словарь кадрового делопроизводства. Электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Плюсы и минусы электронных документов

Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, однако никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:

Электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;

Стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;

Проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых фондов и т.д.;

В деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество.

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. В ряде законов и стандартов различных стран мира распечатка, например, определяется как форма представления электронного документа на бумажном носителе.

В нормативных документах наших органов государственной власти также появляются похожие формулировки:

Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н) :

"...документ в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке...".

Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н) :

"4.7. Лицо, осуществляющее признание квалифицированным инвестором, обязано по требованию ФСФР России и в соответствии с указанным требованием представить реестр в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке".

Однако у электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание:

Быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;

Короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;

Нерешенные юридические проблемы и прежде всего вопрос о законодательном признании юридической силы реально используемых электронных документов;

Сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;

Необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией.

Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин:

Прежде всего это существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге. Это в первую очередь относится к наиболее значимым в деловой деятельности документам, таким как уставные документы, документы на собственность, лицензии и т.п.;

Сколько бы мы ни говорили о преимуществах электронных документов, следует учитывать и то, что многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;

Не менее важно то, что за несколько столетий сложилась отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;

Для работы с бумагой и микропленкой не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.

Несмотря на то что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:

Низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителя хуже несовместима с потребностями деловой деятельности и государственного управления, в которых все активнее используются информационные технологии. Документировать "электронную" деятельность только на бумаге практически невозможно;

Гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;

Для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудование и на увеличение численности персонала, обслуживающего эти хранилища;

Управление бумажными документами (включая управление доступом к ним) обычно идет на уровне дел, что все чаще оказывается недостаточным как при решении задач основной деловой деятельности, так и при обеспечении информационной безопасности.

Смешанный документооборот - реальность сегодняшнего дня

Несмотря на все разговоры о "безбумажных технологиях", реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту. Проявления смешанного документооборота можно наблюдать повсеместно:

Электронная регистрация документов в системах электронного документооборота (СЭД) позволяет использовать их как средство управления и электронными, и бумажными документами;

Использование штрихкодов и RFID-радиометок позволяет вести регистрацию и учет бумажных документов и дел в электронном виде;

Ведение различных государственных реестров (в том числе постоянного срока хранения) осуществляется одновременно на электронных и бумажных носителях;

Ведение дел и досье, содержащих как электронные, так и бумажные документы.

Если многовековой опыт работы с бумажными документами позволяет говорить о том, что все основные проблемы здесь решены, то в отношении электронных документов можно лишь констатировать, что накоплен двадцатилетний опыт работы с ними, понятны основные проблемы и есть определенный опыт их решения.

Еще один вид документов, появившийся совсем недавно, ставит перед специалистами в области управления документами еще более сложные задачи. Речь идет о гибридных документах, которые одновременно содержат информацию как в аналоговом, так и в электронном виде.

Такие документы уже стали широко распространенными, достаточно назвать хотя бы такие хорошо всем знакомые виды документов: биометрический паспорт, кредитная карта, налоговая декларация с одновременно нанесенным на нее двумерным штрихкодом, новые денежные знаки, снабженные RFID-радиометками, разнообразные смарт-карты, широко применяемые в складском деле, на транспорте и в торговле, ярлыки, содержащие как текстовую информацию, так и штрихкоды и/или радиочастотные метки.

Возникает достаточно нетривиальная проблема управления такими документами, с учетом их "двойной" природы. Можно сказать, что основные проблемы работы с гибридными документами уже выявлены, но пока что нет ни основательного практического опыта, ни рекомендаций по их использованию.

В настоящее время работа с документами в организациях строится на основе разделения потоков информации:

Оперативные решения принимаются на основании информации (бумажной и электронной);

Юридически значимые решения оформляются, как правило, в виде бумажных документов (часто - с запаздыванием, что является нарушением правил работы, но на это в большинстве случаев закрывают глаза, поскольку потребность в оперативных решениях перевешивает риски, связанные с запоздалым оформлением решений с помощью бумажных документов). В то же время постепенно увеличивается число видов документов, которые законодательство позволяет создавать в электронном виде;

Все чаще "внутренние" решения принимаются и фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется во внутренних нормативных документах организации.

Примечание. Все чаще управленческие решения, принятые внутри организации, фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется локальными нормативными актами.

Одной из уже проявившихся проблем смешанного документооборота является необходимость ответа на вопрос: "Как хранить информацию в смешанном делопроизводстве?" При ведении смешанного документооборота возникает проблема обеспечения полноты дел, ведь достаточно часто одни документы создаются на бумажных носителях, а другие существуют только в электронном виде. И только вместе они образуют полный комплект документов - гибридное дело.

Ряд специалистов придерживаются мнения, что для удобства работы хотя бы один из комплектов документов (бумажный или электронный) должен быть полным за счет дополнения его копиями или дубликатами. Возможны два решения, каждое из которых достаточно трудозатратное:

Сканировать бумажные документы;

Распечатывать электронные документы.

Существуют заметные отличия и в методах управления информацией, сохраненной на различных носителях, что также приходится учитывать в смешанном документообороте:

Неэлектронные (аналоговые) документы обычно управляются на уровне носителей (дело, микропленка и т.д.);

Электронные документы в системах электронного документооборота управляются на уровне отдельного документа;

Электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.), в зависимости от обстоятельств, могут управляться как на уровне носителей, так и на уровне документов.

Сроки хранения в смешанном документообороте

В настоящее время общепризнанным является принцип, согласно которому сроки хранения не зависят от вида носителя, а определяются исходя из содержания и ценности зафиксированной в документе информации. В то же время все чаще можно столкнуться с ситуациями, когда сроки хранения электронных документов начинают отличаться от сроков хранения соответствующих бумажных аналогов. Это связано с тем, что массив электронных документов, снабженный средствами поиска и систематизации, может иметь большую ценность, чем отдельные документы.

Американские Национальные архивы (NARA) уже сегодня требуют от государственных органов учитывать это обстоятельство при установлении сроков хранения для электронных документов. В своих рекомендациях по составлению перечней документов с указанием сроков хранения они обращают внимание на следующие моменты :

Перечни должны, как правило, определять сроки хранения документов, независимо от вида носителя (электронные документы, бумага и т.д.);

При переводе документов в электронную форму их ценность может измениться, поэтому Национальными архивами США был разработан механизм пересмотра сроков хранения при переходе государственных организаций на электронный документооборот;

Если будет установлено, что документы (в том числе после перевода их в электронную форму) содержат существенно больше информации или используются по-другому, сроки хранения должны быть пересмотрены.

Аналогичный подход был продемонстрирован и нашими государственными органами, когда в 2002 г. было принято решение об установлении постоянного срока хранения для графических образов переписных листов:

Положение о порядке и сроках хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2002 г.:

"2. Переписные листы Всероссийской переписи населения 2002 года по завершении их автоматизированной обработки хранятся в территориальных органах Государственного комитета Российской Федерации по статистике... в течение одного года с момента официального опубликования итогов Всероссийской переписи населения 2002 года и подлежат уничтожению в установленном порядке.

4. Хранение графических образов переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 г. на машинном носителе осуществляется следующим образом:

Один экземпляр хранится в Государственном комитете Российской Федерации по статистике в установленном порядке до проведения следующей переписи населения;

Второй экземпляр с программным обеспечением передается до 1 января 2004 г. на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации".

Что необходимо: внутренние нормативные документы

и квалифицированный персонал

Анализ современной законодательно-нормативной базы управления документами показывает, что наблюдается ужесточение требований не только к наличию внутренних нормативных документов, но и к их строгому исполнению организацией. С помощью внутренних нормативных документов в организациях создается нормативная база для электронного и смешанного документооборота, и это дает возможность минимизировать риски использования электронных документов в "серой" зоне, там, где порядок работы с документами слабо регулируется законодательством и нормативными правовыми актами.

О необходимости разработки внутренней нормативной базы организации говорится и в Стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документацией":

"Управление документами в организации включает в себя:

a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

b) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами".

Отношения с внешними организациями и использование при взаимодействии с ними электронных документов строятся, как правило, на основе ГК РФ. Все, что касается обмена электронными документами, фиксируется в контрактах и соглашениях.

Основные сложности при разработке внутренней нормативной базы смешанного документооборота возникают по следующим причинам:

В России пока не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами, который бы в полной мере соответствовал потребностям деловой деятельности и государственного управления, а также сложившейся практике применения электронных документов и информации;

Практически полностью отсутствуют российские методики и стандарты экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с конфиденциальными и секретными электронными документами;

В определенной степени, конечно, может выручить зарубежный опыт, но чаще всего отечественные специалисты в области управления документами просто не могут до него "добраться" из-за слабого владения иностранными языками и отсутствия переводов.

Для успешной работы в условиях смешанного документооборота особенно важной задачей становится подготовка персонала. Именно особенности персонала организации, его квалификация, общий настрой на освоение нового, понимание необходимости перемен являются краеугольным камнем для успешного внедрения современных технологий в управление документами.

Обучение и повышение квалификации всего персонала в области управления документами позволяет значительно снизить риски при использовании в работе электронных документов, повысить эффективность труда сотрудников, в более короткие сроки внедрить электронный документооборот и межведомственное электронное взаимодействие. Грамотная организация этой работы по обучению лежит прежде всего на службе персонала организации.

Первый этап перехода к смешанному документообороту, когда компьютеры применяются для подготовки бумажных документов, уже пройден. Большинство российских организаций находятся на втором этапе - электронные системы используются для регистрации, учета и контроля исполнения документов. Для ускорения работы активно используются электронные копии документов. Кроме того, уже принят ряд законов, позволяющих (в отдельных случаях - требующих) вести определенные документы только в электронном виде.

На следующем этапе, который в большинстве организаций уже не за горами, подлинные электронные документы постепенно начнут вытеснять бумажные. Прежде всего это коснется массовых внутренних документов организации, таких как служебные и докладные записки. На этом этапе важно грамотно отрегулировать работу в смешанном документообороте во внутренних нормативных документах - в частности, такие вопросы, как использование ЭЦП в документообороте организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Согласно Федеральному закону от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: а) сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

б) подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

в) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

С одной стороны, необходимо преодолеть боязнь сотрудников перед внедрением новых технологий, с другой - нужно осознавать, что у каждой технологии есть свои слабые места. До настоящего времени не решены до конца как вопросы законодательного и нормативного регулирования использования электронных документов, так и вопросы долговременного хранения электронных документов, особенно, подписанных ЭЦП.

Многолетний опыт показывает, что технические проблемы перехода к смешанному документообороту, как правило, довольно успешно решаются. Наибольшие сложности вызывает решение организационных проблем, которые тесно связаны с "человеческим фактором". Для успешного продвижения вперед к электронному документообороту очень важно правильно организовать подбор кадров, воспитание и обучение персонала организации.

Примечание. Наладить смешанный документооборот невозможно без квалифицированного персонала.

Литература

1. Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2006, N 6.

2. Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2008, N 19.

Н.Храмцовская

Ведущий эксперт

по управлению документацией

компания "Электронные Офисные Системы",

член Гильдии управляющих документацией,

член ARMA International

г. Москва

Подписано в печать

» стал входить в российский ИТ-лексикон где-то в начале нынешнего века, до этого обычно говорилось просто об автоматизации документооборота, деликатно умалчивая о какого рода документах - электронных или бумажных - идет речь. Более того, понятия «электронный документ» вообще в нашем делопроизводстве не существовало, специалисты отлично понимали, что речь идет об управлении бумажными документами. Появление же термина «электронный документооборот», а вслед за ним и СЭД, казалось бы, должно было отразить качественные перемены в документоведении, а именно - замену бумаги на электронный формат. Однако к концу первого десятилетия неожиданно выяснилось - речь шла просто о смене названия без заметной корректировки сущности. Оказалось, что электронный документооборот - это, как правило, управление все теми же бумажными документами, но только «электронными» средствами, а совсем не оборот «электронных документов».

Термин «электронный документооборот» оказался в значительной мере скомпрометирован, во всяком случае, он стал пониматься двояко. В результате пришлось вспомнить о другом названии (появившемся еще 40 лет назад) - «безбумажный документооборот», который и стал все чаще использоваться в официальных государственных директивах, когда имелась в виду цель перехода к работе с настоящими электронными документами без обязательного использования бумажных носителей.

Хотя, конечно, электронные документы еще с 1990-х все активнее проникали в нашу жизнь. Но на их пути стояла непреодолимая преграда в виде законодательства, которое за ключевыми понятиями «подлинник» и «юридически значимый» признавало фактически только бумажный формат. Итогом этой ситуации стало том, что автоматизация российских документо-ориентированных процессов привела к появлению двухконтурной модели документационных потоков, в которой электронный поток был нацелен на повышение эффективности работы, а бумажный - на соответствие нормативным требованиям. Вполне очевидно, что такое дублирование было не очень нормальным, приводило к повышению сложности систем, к снижению их эффективности.

Тут нужно сразу отметить, что отмена использования бумаги не самоцель. Цель - это повышение эффективности работы и качества жизни людей. Использование электронных форматов нужно ровно настолько, насколько позволяют продвигаться к этой цели. Если какие-то задачи удобнее решать с помощью бумажных или еще каких-то форматов, то так и нужно делать. Вопрос стоит не о запрете бумажных документов, а о снятии ограничения на использование электронных, чтобы они в режиме равной конкуренции заняли свое место в нашей жизни.

Ситуация начала меняться только несколько лет назад, когда электронные документы стали постепенно получать законодательный статус, хотя все же явно выглядели «падчерицами» в российском документоведении. Это было понятно уже потому, что их легализации шла путем приравнивания их прав к правам бумажных документов. Однако хотя о программе перевода страны на электронный было объявлено на самом высшем уровне еще в 2008 г., но сроки завершения такого перехода на уровне органов управления страной последовательно переносились с 2012-го на 2015-й, а затем - на 2017 г. При этом некоторые эксперты выражают сомнения, что последний намеченный срок удастся выдержать.

Тем не менее, переход на безбумажные методы работы с документами идет как в коммерческом секторе, так и в сегменте государственного управления, электронные документы все шире используются гражданами, в том числе при выполнении покупок, банковских операций, при взаимодействии с госорганами. Но насколько быстро идут все эти процессы, насколько текущее положение дел соответствует потребностям общества? Какие проблемы есть на этом пути? Об этом нам рассказали эксперты - представители отечественных организаций.

Текущее состояние дел

« Поднятая тема - очень и очень щекотливая во многих аспектах, начиная с терминологии и заканчивая практическим ее применением», - считает начальник Управления сопровождения прикладных систем Департамента информационных технологий ФГУП «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» Антон Бурлаков. - Очень многие практикующие специалисты скажут, что все в порядке и процент перехода довольно высок, но по факту о безбумажном документообороте речи не идет. С количественными показателями - вообще отдельная история. В свое время (распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р) были попытки вывести в безбумажный формат определенный процент от общего объема документооборота. Все закончилось не то чтобы печально - МЭДО реально работает, но это все-таки не переход на безбумажный документооборот в обсуждаемом сейчас виде, а улучшение электронного учета и движения бумажных документов. Да и граница между подлинно безбумажным и просто электронным документооборотом достаточно зыбкая - всегда можно распечатать и положить на стол так привычный руководителю бумажный документ«.

Директор по информационным технологиям Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Владимир Соловьев рисует совсем иную, намного более оптимистичную картину: «Думаю, что в целом планы отказа от бумаги перевыполнены по сравнению с ожиданиями десятилетней давности. Причем перевыполнение часто происходило путем решения с помощью СЭД задач, которые гораздо лучше решаются другими средствами. Например, работа ведомств с обращениями граждан лучше идет в тех организациях, которые реализовали эту задачу в CRM -, а не в -системах». В качестве примера он приводит высшую школу: если еще несколько лет назад Финансовый университет был одним из очень немногих вузов, работающих без бумажных документов, то сегодня практически все университеты также внедрили СЭД для внутреннего документооборота. По его оценкам, в системе высшего образования доля электронных документов находится уже в границах от 40 до 50%.

Профессор кафедры информационных технологий, начальник отдела электронного документооборота РЭУ им. Г. В. Плеханова Павел Музычкин считает, что термин «безбумажный документооборот» (введенный академиком В. М. Глушковым в 1970-е как раз для подчеркивания способа обмена документами не на бумажном, а на машинном носителе информации с целью последующей ее обработки при помощи ЭВМ) использовать сегодня не следует, в том числе и потому, что переход на электронные методы не должен сопровождаться запретами на бумажные носители. По его мнению, будет правильнее использовать понятие «электронный документооборот» в его изначальном смысле - работы именно с электронными документами как основной формой современного контента.

«Полностью электронный документооборот имеет место тогда, когда на всех стадиях жизненного цикла документ находится в электронной форме. А эти стадии, как известно, начинаются с создания документа и заканчиваются его архивным хранением и уничтожением через установленный законом срок, - напоминает эксперт. - А теперь ответьте, в каком состоянии находится архивное дело в нашей стране - в бумажном или в электронном? Правда, ответ очевиден? Говорить о безбумажном документообороте можно только в тех случаях, когда документы не сдаются в архив на длительное хранение. Таким образом, сегодня перевести в электронный вид можно только некоторый ограниченный массив документов, не подпадающий под требования долгосрочного хранения, причем в разных организациях доля данного массива документов разная. Для вуза, где большую часть документооборота составляют документы, связанные с движением многочисленного персонала и контингента обучаемых, документальным оформлением результатов учебного процесса, доля зарегистрированных документов, постоянно находящихся в электронной форме, по экспертной оценке, в настоящее время составляет не более 1%, если, конечно, не считать документами сообщения электронной почты».

Далее Павел Музычкин рисует такую картину сегодняшнего положения дел. Сейчас та незначительная часть документов, которые в течение всего жизненного цикла находятся в электронной форме, представляют собой внутренние документы. Даже если подлинники входящих документов были в электронной форме (что сегодня нередко встречается при взаимодействии с органами государственной власти и управления), в вуз они поступают в виде электронных или бумажных копий. Электронные копии распечатываются и подшиваются в дело, хотя для исполнения передаются через в электронном виде.

Безусловно, в свое время, особенно после принятия первого закона об электронной подписи, многие были очарованы открывающимися перспективами избавления от надоевших всем бумаг, считает эксперт. Но жизнь поставила все на свои места, и сегодняшнее состояние СЭД есть объективное отражение степени готовности современного общества, его отдельных структур принять новые технологии. Однако делопроизводственным службам изначально было ясно, что возможен только смешанный документооборот, поэтому завышенных ожиданий в вузе не было. Постепенно, эволюционным путем СЭД охватывала все новые и новые пласты документов и укоренялась в организационной структуре. «Сказать, что результаты не соответствуют ожиданиям, можно, но только не в том контексте, как обычно говорят. С моей точки зрения, они намного превзошли то, что мы планировали в 2006 г., когда начинали внедрение. Правда, так думают не все. Для большинства СЭД - как электричество, как воздух - есть и все!», - уверен он.

С чего начинать

Документооборот - это очень широкое понятие. Есть организационно-распорядительный, кадровый, финансово-учетный, есть внутренний и внешний. При этом внешний тоже бывает разным - между предприятиями одного холдинга и между независимыми контрагентами, внутри страны и с зарубежными контрагентами. Отдельная большая категория - документооборот в системе государственного и местного управления, между этой системой и гражданами. Есть вертикально-отраслевые сферы - банковская, здравоохранение, образование и пр. Какие из этих разных категорий документооборота испытывают сегодня наибольшие потребности в переходе на электронные рельсы? Где уже достигнуты наилучшие результаты?

«Водораздел между сферами с относительно беспроблемным и все таки затрудненным использованием исключительно электронных документов очевиден - это структурированная или неструктурированная информация в документах, - считает Антон Бурлаков. - Именно поэтому лучше всего отказ от бумаги проходит в тех ведомствах и в тех сферах, где в документах содержатся в основном цифры, за примером далеко ходить не надо - Налоговая служба. А вот там, где появляются сложносочиненные тексты - начинаются трудности, даже в таких, казалось бы, примитивных областях, как прием обращений. Банальная жалоба, оставленная на сайте, получает кучу реквизитов, распечатывается, регистрируется, обрастает кучей резолюциями и пометками, подшивается в дело. Зачем? А от греха подальше, вдруг проверка или что».

В качестве способа перехода на безбумажный он предлагает полностью запретить использование внутренних документов в бумажном виде, считая этот вариант вполне реальным. Следующий шаг связан уже с изменением принятой у нас схеме управления: нужно ввести модель свободных поручений, не привязанных к документам, снабженных только техническим номером, не видимым пользователям, но при этом передаваемым внутри СЭД и вполне легитимным. Дальше - переход к передаче управленческих воздействий (записей) через корпоративные социальные сети и прямая привязка этих записей к проектным планам и графикам, а не к документам. Реализация такой схемы видится вполне возможной, но на ее пути есть препятствия, которые можно и нужно устранить.

«Думаю, что самый большой прогресс будет не там, где бумажные документы удастся превратить в электронные, а там, где от документов удастся отказаться в принципе», - говорит Владимир Соловьев. В некоторых случаях проще открыть для запросов витрину данных, как это сделано, например, в сервисах проверки уплаты штрафов ГИБДД или задолженностей по налогам и сборам. Вместо того, чтобы держать штат сотрудников, готовящих и согласующих документы, в ситуациях, когда необходим только доступ к данным, куда проще запустить сервисы, работающие в автоматическом режиме, и передать всю работу на самообслуживание тем, кто обращается за таким доступом.

В качестве примера реализации такой идеи он приводит свой университет, где весь внутренний документооборот уже давно осуществляется только в электронной форме. Функции по эксплуатации и поддержке СЭД уже больше года назад ИТ-подразделения университета передали управлению делами, пользователи сами создают сотни типовых маршрутов в месяц, и движение всех документов, касающихся внутренней жизни университета, проходит в электронной форме. Внешние же запросы пока еще слишком часто приходят в университет по обычной почте в бумажной форме. Но и они сейчас переводятся в электронную форму. Вопросы ректору давно уже задают на сайте, запросы в ИТ-поддержку тоже. В этом году происходит переход на электронную форму взаимоотношений с научным сообществом и с иностранными гражданами и организациями. «Но для научных контактов во многих случаях стандартного функционала ECM и CRM не хватает, нужны более серьезные системы управления знаниями», - отмечает эксперт.

А другой представитель высшей школы, Павел Музычкин, видит реальную картину в несколько ином свете: в бюджетном образовательном учреждении структура смещена в сторону персональных данных, поэтому значительная часть документов уходит в архив на десятилетия и, следовательно, в нынешних условиях пока не имеет шансов стать электронными подлинниками. В то же самое время есть группы документов, которые уже сегодня вполне могут быть переведены в полностью электронный вид. Наиболее актуальный участок - госзакупки, и тут уже очень много сделано в государственном масштабе. Но на уровне вуза из-за высокой степени ответственности персонала за ошибки огромные массивы документов по-прежнему распечатываются, хотя на портале госзакупок вся информация о договорах имеется в электроном виде, причем с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Однако есть другой важный пласт документов в вузах, который беспрепятственно может быть превращен в полностью электронный вид - документация по организации учебного процесса. Это объемные комплекты из сотен документов по каждой образовательной программе, которые необходимы для прохождения государственной аккредитации. То что до сих пор они еще существуют на бумажном носителе - рудимент. Что интересно, он может быть ликвидирован одним росчерком пера уполномоченного должностного лица министерства. Имея такой мощный рычаг, как государственная аккредитация, данное решение может быть легко реализовано на практике.

Какие есть препятствия

Что мешает переходу на настоящий электронный документооборот: нет потребности у предприятий, низкая заинтересованность, СЭД не дает нужного эффекта или не оправдывает затрат, нет кадров, нет технологической готовности, недостатки нормативно-законодательной базы? Отвечая на эти вопросы, Антон Бурлаков вспоминает часто используемый тезис: «Бумажная парадигма исчезнет только с последним руководителем высокого ранга, которому секретарша распечатывает документы». Но дальше отмечает, что на самом деле проблема намного серьезнее. Он считает, что трудности есть во всех сформулированных вопросах, и перечисляет еще несколько важных аспектов:

· до сих пор нет единого терминологического аппарата и единого понимания термина «электронный документ»;

· люди просто не готовы к отказу от документов в традиционном их понимании, для них то, что они видят на экране, - это документ, который можно легко представить в бумажном виде;

· есть страх и опасения за надежность системы электронного документооборота и хранения информации, многие не готовы к тому, что даже самая незначительная информация никак не фиксируется на бумаге и не будет подшита в дело;

· прецеденты возврата к бумажным документам уже есть, недаром в США появился термин hard copy и требования по хранению важных документов именно на бумаге;

· и конечно же, требования по защите информации, нетрудно зайти на сайт госзакупок и поискать тендеры на закупку пишущих машинок.

Есть некоторые трудности и на уровне законодательства, но все же главные проблемы - в нашем менталитете, в головах. Уже сегодня при существующих нормативных требованиях у организаций есть большие возможности для широкого использования электронных документов, уверен Владимир Соловьев. По его мнению, трудности возникают только на первом шаге, когда кажется серьезной инновацией и всем работникам приходится учиться и перестраиваться. Но очевидные плюсы быстро переводят СЭД из разряда инноваций в разряд действующего стандартного решения. Если руководство понимает выгоды от перехода на безбумажный документооборот и транслирует сотрудникам свое положительное отношение к отказу от бумажных документов, то серьезных проблем быть не может, только стандартные задачи, которых в больших организациях может быть много.

« Думаю, потребность в полностью электронном, т. е. безбумажном документообороте есть, и даже очень острая, - считает Павел Музычкин. -Неправильно думать, что кто-то сознательно мешает широкому использованию безбумажной технологии. Просто сегодня не созрели объективные условия для создания электронных архивов. То что мы сейчас имеем - правильнее называть предпосылками. Как обеспечить гарантированное хранение документов в течение десятилетий и столетий? К сожалению, наука еще не дала нам таких технологий. Но все равно нужно работать с тем, что есть».

Вместе с тем он уверен, что недостатки нормативно-законодательной базы также вносят свой вклад. Примером может служить первый закон об электронной подписи, который работал, но за десять лет так и не привел к ее массовому использованию в деловой практике, все оказалось намного сложнее, чем рисовалось в нашем воображении. Подпись, оказывается, действует определенный срок, может быть отозвана, скомпрометирована, для ее использования нужно устанавливать специальное ПО и получать сертификаты, которые периодически следует обновлять. Нужно иметь не только подпись, но и поддерживать целую инфраструктуру ключей, держать штат сотрудников и платить за лицензии на ПО, платить за носители ключей, платить за ежегодную перегенерацию ЭП. Закон об электронной подписи 2011 г., введя вид простой электронной подписи, многое упростил и придал юридическую значимость технологиям, основанным на пин-кодах, логинах и паролях. Многие внутренние бизнес-процессы могут обойтись без усиленной электронной подписи, а корпоративная почта может взять на себя часть функций, которые ранее выполнялись через СЭД.

Как решать проблемы

Антон Бурлаков считает, что тут предстоит решить целый комплекс непростых задач. В качестве необходимого шага нужно изменить взгляд людей на само понятие «документ» и на использование документов при обмене информацией и передаче управленческих воздействий. Социализация управленческой деятельности в организациях и отказ от ее формализации помогут сократить число событий, фактов и управленческих воздействий, подлежащих документированию. Тут не обойтись без определенной ломки сознания.

В качестве конкретных мер он предлагает, как вариант, обязать всех арифметически сократить число регистрируемых документов. «Но пока не пройдет несколько лет, пока люди не поймут, что так действительно удобнее и практичнее и что риски на самом деле минимальны, мы будем пользоваться все улучшающимися системами электронной регистрации бумажных документов. Красивыми, иногда реалистично имитирующими бумажные документы, но не прогрессивными», - говорит наш эксперт.

Нужно начинать с конца жизненного цикла документов - архивов, считает Павел Музычкин. Нужно создавать мощные дата-центры с многократным географически распределенным резервированием, находящиеся под с гарантированной защитой государства от форс-мажорных обстоятельств природного, экономического и политического характера, в которых на коммерческой основе за приемлемую плату могли бы накапливаться электронные архивы предприятий и организаций. Тогда, говорит он, паровоз станет впереди поезда, как это и должно быть, и пойдет по расписанию к конечной станции - архиву. Пока же электронный находится на рельсах, которые ведут в никуда...

В будущем, по мнению эксперта, техническое решение скорее всего будет найдено путем отделения «логики и семантики» архивного дела от «физики», за счет виртуализации ПО и периодической миграции электронного архивного фонда на новое оборудование. «А сейчас нужно работать над унификацией электронного архивного дела, отрабатывать форматы архивных документов, вести стандартизацию технологий электронных архивов предприятий и организаций, - советует Павел Музычкин. - Но только делать это нужно намного быстрее, чем это происходит сейчас. Посещая конференции иногда удивляюсь - нередко обсуждаются проблемы, о которых слышал еще девять лет назад, когда только начал внедрять в своем вузе СЭД и стал интересоваться вопросами электронного документооборота».